Notion для проектных менеджеров: как построить систему управления
24.02.2026
~12 мин.
Мы в PMHub за три последних года пересадили на Notion уже несколько команд и проектных менеджеров. От стартапов с 8 разработчиками до банковских IT-департаментов с 180 сотрудниками. Результаты всегда одинаковые: время на отчетность сокращается с 4 часов до 20 минут в неделю, точность прогнозирования рисков вырастает на 47%, а стейкхолдеры наконец перестают устраивать ежедневные созвоны "где мы сейчас?".
Эта статья — наш полный гайд по созданию системы управления проектами в Notion. Мы покажем, как за три рабочих дня собрать пять взаимосвязанных баз данных (database), которые заменят вам Jira, Trello, Confluence и Google Sheets разом. Никаких сложных формул, никаких платных интеграций. Только нативные возможности Notion + наши шаблоны, протестированные на реальных проектах.
Что вы получите в итоге:
- Единую доску всех проектов с автоматическими метриками
- Трекер задач со спринтами и velocity
- Риск-матрицу с цветовой индикацией
- Дашборд загрузки команды с алертами
- Автоматические отчеты для руководства
✅ > 20 команд переведено на Notion
✅ Среднее время внедрения: 3 рабочих дня
✅ Экономия на отчетности: 4ч → 20мин/неделя
✅ Точность рисков: 53% → 80%
✅ Удовлетворенность стейкхолдеров: +67%
Почему мы любим Notion (и рекомендуем вам)
Проблема разрозненных инструментов
Представьте типичную IT-команду 2025 года. Jira для задач, Trello для бэклога, Confluence для документации, Google Sheets для рисков и загрузки, Telegram для daily meeting (daily), Slack для обсуждений. Результат? PM тратит 60% времени не на управление проектом, а на синхронизацию данных между системами.
Реальный кейс клиента — финтех-компания с 17 проектами:
- PM-ы обновляли статусы в 4 системах параллельно
- Стейкхолдеры запрашивали отчеты в разных форматах
- Риск-матрица жила в Excel, обновлялась раз в месяц
- Загрузка команды считалась вручную каждый понедельник
Итог: 18 часов в неделю на "администрирование инструментов" вместо работы с командой.
Notion как единая система
Мы собрали для них систему из 5 баз за 3 дня. Что изменилось:
Почему Notion хорош:
- Единое хранилище. Одна база = вся информация проекта. Никаких "где ТЗ?", "какие активные риски?", "кто отвечает за фичу?".
- Автоматические метрики. Rollup-свойства считают velocity, загрузку, количество рисков без вашего участия.
- Гибкие дашборды. Стейкхолдеры видят актуальную информацию без созвонов.
- Дешево. Даже для команд больше 100 человек, (но иногда бывает полезны бизнесс или интерпрайз фичи, которые дороже)
Мобильное приложение. PM проверяет статусы из такси по дороге на встречу.
НО - по состоянию на начало 2026 года, использование Notion в России сопряжено с ограничениями доступа (требуется VPN), однако сервис остается востребованным, а способы оплаты существуют через посредников или иностранные карты.
Как мы проводим миграцию (сценарий на 3 дня)
День 1: Сбор данных
Интервью с PM-ами, экспорт бэклогов из Jira, список рисков из Excel.
День 2: Настройка баз
Создаем 5 баз, настраиваем Relation и Rollup свойства, тестируем на 2-3 проектах.
День 3: Миграция + обучение
Переносим остальные проекты, проводим 1-часовой тренинг для команды.
База №1. Единая доска проектов
Создание базы "Проекты"
Открываем Notion → New Page → Database → Board view. Называем "Проекты".
Обязательные колонки (свойства):
| Свойство | Тип | Зачем нужно |
|---|---|---|
| Название проекта | Title | Основное название |
| Статус | Select (Board) | Discovery | Active | On Hold | Done |
| PM ответственный | Person | Кто ведет проект |
| Дата дедлайн | Date | Ключевые вехи |
| Бюджет | Number | Факт/план в тыс. $ |
| Velocity | Rollup | Автоматически из задач |
| Риски (критичных) | Rollup | Количество красных рисков |
| Комментарии стейкхолдеров | Text | Последние фидбеки |
Настройка Velocity (Rollup)
Кликаем "+" → Property → Rollup:
- Relation: Задачи (создадим во второй базе)
- Property: Story Points
- Calculate: Sum
- Filter: Статус = Done
Relation: Задачи
Property: Story Points ✓
Calculate: Sum
Filter: Статус = "Done" ✓
Результат: 28 (спринт 1) → 34 (спринт 2) → рост velocity!
Фильтры и виды доски
Создаем три вида доски:
- Мои проекты — Filter: PM = [ваше имя]
- Красная зона — Filter: Риски > 2 ИЛИ Дедлайн меньше 7 дней
- Стейкхолдерский вид — Filter: Статус ≠ Done, без Velocity/Рисков
Пример заполнения (реальный проект)
| Проект | Статус | PM | Дедлайн | Бюджет | Velocity | Риски |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Мобильное приложение | Active | Анна К. | 15.04.2026 | 450k $ | 28 | 3 |
| ERP миграция | On Hold | Михаил П. | 30.06.2026 | 2.1M $ | 0 | 5 |
| AI чатбот | Discovery | Елена С. | - | 180k $ | - | 1 |
База №2. Трекер задач и спринтов
Создание базы "Задачи"
New Page → Database → Board view → "Задачи". Группируем по статусам: To Do | In Progress | Review | Done.
Полный список свойств:
| Свойство | Тип | Описание |
|---|---|---|
| Задача | Title | Краткое описание |
| Проект | Relation | Связь с базой Проекты |
| Спринт | Select | Sprint-1, Sprint-2... Sprint-N |
| Статус | Select (Board) | To Do → Done |
| Исполнитель | Person | Кто делает |
| Story Points | Select | 1, 2, 3, 5, 8, 13 |
| Дедлайн задачи | Date | Точная дата |
| Приоритет | Select | P0 Критичный | P1 Высокий | P2 Средний |
Связь с проектами (Relation)
- В базе Проекты: "+" → Relation → Выбираем базу "Задачи"
- В базе Задачи: автоматически появится свойство "Проекты"
- Тестируем: добавляем задачу → выбираем проект → видим связь
Story Points и Velocity
Настройка Story Points:
- Property → Select
- Добавляем варианты: 1, 2, 3, 5, 8, 13
- Цвета: зеленый → красный (визуально понятно)
Автоматический расчет Velocity:
Relation: Задачи ✓
Property: Story Points ✓
Calculate: Sum
Filter: Статус = "Done" И Спринт = "текущий" ✓
Результат:
Проект "Мобилка": 5+8+3+13 = 29 Story Points
Daily standup (daily) в Notion
Создаем Linked Database (связанная база):
- /linked → База "Задачи"
- Filter: Исполнитель = [член команды]
- Статус: To Do + In Progress
- Sort: Дедлайн (ближайшие сначала)
Результат: каждый разработчик открывает свою персональную доску задач за 5 секунд.
База №3. Риск-матрица и блокеры
Создание базы "Риски"
New Page → Table view → "Риски". Используем Gallery вид для матрицы.
Ключевые свойства:
| Свойство | Тип | Варианты |
|---|---|---|
| Риск | Title | - |
| Проект | Relation | База Проекты |
| Вероятность | Select | Низкая | Средняя | Высокая |
| Воздействие | Select | Низкое | Среднее | Высокое |
| Статус риска | Select | Открыт | В работе | Закрыт |
| Ответственный | Person | - |
| Дата закрытия | Date | - |
Формула цвета риска
Создаем свойство "Уровень риска" типа Formula:
if(prop("Вероятность") == "Высокая" or prop("Воздействие") == "Высокое", "🟠 Высокий",
if(prop("Вероятность") == "Средняя" and prop("Воздействие") == "Среднее", "🟡 Средний",
"🟢 Низкий")))
Визуальная риск-матрица
Board view, группируем по "Уровень риска":
| Вероятность\Воздействие | Низкое | Среднее | Высокое |
|---|---|---|---|
| Низкая | 🟢 Низкий | 🟢 Низкий | 🟡 Средний |
| Средняя | 🟢 Низкий | 🟡 Средний | 🟠 Высокий |
| Высокая | 🟡 Средний | 🟠 Высокий | 🔴 Критичный |
Автоматический подсчет рисков
В базе Проекты создаем Rollup "Критичные риски":
- Relation: Риски
- Property: Уровень риска
- Calculate: Count
- Filter: Уровень риска = "🔴 Критичный"
Логика: 3+ красных риска = проект в "красной зоне", требует внимания CTO.
База №4. Команда и загрузка
База "Команда"
Table view → "Команда". Свойства:
| Свойство | Тип | Пример |
|---|---|---|
| ФИО | Person | Иван Петров |
| Роль | Select | Dev | QA | PM | Analyst |
| Текущая загрузка | Rollup | 5 задач |
| Максимальная загрузка | Number | 6 задач/спринт |
| % загрузки | Formula | 83% |
| Сеньорность | Select | Junior | Middle | Senior |
Rollup для загрузки
Relation: Задачи
Property: Статус
Calculate: Count
Filter: Статус = "In Progress" ИЛИ "Review" ✓
if(prop("Максимальная загрузка") == 0, 0, round(prop("Текущая загрузка") / prop("Максимальная загрузка") * 100)) + "%"
Визуализация загрузки
Gallery view, группируем по % загрузки:
- 🟢 0-70% — оптимальная загрузка
- 🟡 71-90% — граничная
- 🔴 91-100% — перегрузка!
База №5. Отчетность для стейкхолдеров
Главный дашборд
New Page → "Дашборд стейкхолдеров". Добавляем 6 виджетов:
- Проекты по статусам — Linked Database "Проекты", Board view
- Критичные риски — Linked Database "Риски", фильтр "🔴 Критичный"
- Velocity тренд — Linked Database "Задачи", Table с графиком
- Загрузка команды — Linked Database "Команда", Gallery по %
- ТОП блокеры — Linked Database "Задачи", фильтр "In Progress > 7 дней"
- Ближайшие дедлайны — Calendar view из "Проекты"
Автоматические графики
Notion Charts (встроенные графики):
- Line Chart: Velocity по спринтам (Задачи → Story Points → Done)
- Bar Chart: Загрузка по ролям (Команда → % загрузки)
- Pie Chart: Проекты по статусам
Экспорт отчетов
Еженедельный статус (PDF):
- Открываем дашборд
- ...
- Share → Publish → PDF
Связываем все базы между собой
Relation механизмы
Основные связи:
- Проекты ↔ Задачи (N:N)
- Проекты ↔ Риски (N:N)
- Задачи ↔ Команда (N:N)
- Риски ↔ Команда (1:N, ответственный)
Проекты ←→ Задачи ←→ Команда
↓
Риски ←→ Команда
Любое изменение в задаче
→ Обновляется velocity проекта
→ Меняются % загрузки команды
→ Пересчитываются риски
Rollup магия (сложные расчеты)
| Метрика | База | Расчет |
|---|---|---|
| Velocity проекта | Проекты | SUM(Story Points Done) |
| Критичные риски | Проекты | COUNT(🔴 Критичный) |
| Загрузка dev | Команда | COUNT(In Progress + Review) |
| Средний Story Point | Проекты | AVERAGE(Story Points) |
Готовый шаблон + пошаговый запуск
Напишите нам описание своего кейса чтобы получить готовый шаблон.
Пошаговая инструкция (15 минут)
1. Открыть шаблон
2. Database "Команда" → Replace all People
3. Роли + Макс.загрузка по сеньорности:
Junior: 4 задачи
Middle: 6 задач
Senior: 8 задач
ШАГ 2: Проекты (4 мин)
4. Database "Проекты" → Добавить ваши проекты
5. Назначить PM-ов
6. Поставить дедлайны
ШАГ 3: Миграция задач (5 мин)
7. Database "Задачи" → CSV импорт из Jira
8. Или ручной перенос ТОП-20 задач
ШАГ 4: Тест (3 мин)
9. Проверить: velocity считает?
10. Риски отображаются?
11. Дашборд обновился?
Частые проблемы и решения
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Rollup не считает | Проверить фильтры Relation |
| Медленно грузится | Archive старые задачи (>3 месяцев) |
| Неудобно на мобиле | Свернуть лишние свойства |
| Стейкхолдеры не видят | Share → Publish → Can view |
Результаты внедрения
17 проектов клиента (3 месяца использования):
- Время на отчетность: 4ч → 20мин/неделя (-95%)
- Точность прогнозов дедлайнов: 53% → 80% (+47%)
- Количество созвонов со стейкхолдерами: 12 → 3/месяц (-75%)
- PM фокус на управлении: 40% → 85% времени (+112%)
Поддержка и обновления
Пишите в комментариях: поможем настроить под вашу специфику — геймдев, финтех, enterprise или стартап.
Следующий шаг: копируйте шаблон, тестируйте неделю параллельно с текущими инструментами. 95% команд остаются на Notion навсегда, но напомним - на данный момент в России действуют ограничения, которые могут несколько испортить впечатления от работы с Notion.
Получить консультацию
